XML
Eine Textdatei mit beschrifteten Feldern, etwa dem Rechnungsbetrag. Dein Programm erstellt sie für den Computer des Empfängers.
Warum das für dich zählt: Schon ein kaputtes Feld kann das Einlesen verhindern.
Begriffe rund um Rechnungen und Dateien
Eine unklare Fehlermeldung kann deine Rechnung verzögern. Hier erfährst du, welches Feld du korrigieren musst.
Die Grundlagen
E-Rechnung
Eine Rechnungsdatei, die Buchhaltungsprogramme direkt lesen können. Eine einfache PDF-Datei enthält nicht dieselben strukturierten Felder.
Warum das für dich zählt: Fehlende Rechnungsdaten können die Bearbeitung und Zahlung verzögern.
Fehler
Ein Problem, das gegen eine geprüfte Regel verstößt.
Warum das für dich zählt: Korrigiere das genannte Feld und prüfe die Datei erneut.
Warnung
Ein Hinweis auf etwas, das du genauer prüfen solltest.
Warum das für dich zählt: Lies den Hinweis, bevor du die Datei freigibst.
Validierung
Die Prüfung einer Datei anhand festgelegter Regeln.
Warum das für dich zählt: Behebe die gemeldeten Probleme vor dem erneuten Versand.
XSD
Eine Datei mit den Regeln für eine XML-Datei. Sie legt Pflichtfelder und deren Reihenfolge fest.
Warum das für dich zählt: Ein fehlendes Feld kann zur Ablehnung führen.
Schema
Der festgelegte Aufbau einer Datei, ähnlich einem Formular mit festen Kästchen.
Warum das für dich zählt: Wähle vor der Prüfung das passende Formular.
UBL und CII
Zwei Arten, dieselben Rechnungsangaben als XML zu speichern.
Warum das für dich zählt: Wähle das Format, das dein Kunde annimmt.
Elektronische Rechnungen
BG-xx
Eine nummerierte Gruppe zusammengehöriger Rechnungsfelder. BG-4 enthält zum Beispiel die Verkäuferangaben.
Warum das für dich zählt: Fehlt eine Gruppe, können mehrere Pflichtangaben fehlen.
BT-10
Das Feld für die Käuferreferenz in der europäischen Rechnungsnorm. Es hilft dem Kunden, die Rechnung zuzuordnen.
Warum das für dich zählt: Eine falsche Referenz kann die Bearbeitung verzögern.
BT-nn
Ein nummeriertes Feld der europäischen Rechnungsnorm. BT-10 enthält zum Beispiel die Käuferreferenz.
Warum das für dich zählt: Mit dem Code findest du das Feld, das du korrigieren musst.
CII
Ein festes Rechnungsformat, das auch in Factur-X verwendet wird.
Warum das für dich zählt: Das falsche Format kann beim Empfänger unlesbar sein.
CIUS
Zusätzliche Rechnungsanforderungen für ein Land oder einen bestimmten Einsatz.
Warum das für dich zählt: Eine Datei kann die allgemeinen Regeln erfüllen und trotzdem daran scheitern.
EN 16931
Die europäische Norm für die Angaben in einer elektronischen Rechnung.
Warum das für dich zählt: Eine richtig aufgebaute Datei kann trotzdem Pflichtangaben vermissen lassen.
Peppol
Ein Netzwerk für Geschäftsdokumente, das über angeschlossene Dienstleister arbeitet.
Warum das für dich zählt: Frage den Empfänger nach der richtigen Adresse und dem passenden Format.
Schematron
Regeln, die zusammengehörige Werte prüfen, etwa die Rechnungssummen.
Warum das für dich zählt: Ein korrekter Dateiaufbau beweist noch nicht, dass die Beträge stimmen.
UBL
Ein festes Dateiformat für Rechnungen und andere Geschäftsdokumente.
Warum das für dich zählt: Die Software deines Kunden muss das gesendete Format lesen können.
Zugangspunkt
Ein Dienst, der ein Unternehmen mit Peppol verbindet.
Warum das für dich zählt: Eine Dateiprüfung bestätigt keine erfolgreiche Zustellung.
Begriffe nach Land
ANAF
Die rumänische Steuerbehörde. Sie betreibt Dienste für Steuerunterlagen.
Warum das für dich zählt: Ihre Rückmeldungen helfen bei der Klärung abgelehnter Meldungen.
FA(3)
Das Rechnungsformat für das polnische KSeF-System. Es legt die Rechnungsfelder fest.
Warum das für dich zählt: Ein Export im falschen Format kann abgelehnt werden.
Factur-X
Eine Rechnung mit lesbarer PDF und eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen die PDF, Programme lesen die XML-Daten.
Warum das für dich zählt: Beide Teile müssen dieselbe Rechnung beschreiben.
HR-CIUS
Kroatiens zusätzliche Anforderungen an elektronische Rechnungen.
Warum das für dich zählt: Europäische Prüfregeln allein decken diese Anforderungen nicht ab.
KPD
KPD ist die kroatische Kennziffer für die Art eines Produkts oder einer Dienstleistung.
Warum das für dich zählt: Eine falsche Kennziffer kann ein anderes Produkt oder eine andere Dienstleistung bezeichnen.
KSeF
Das polnische System für elektronische Rechnungen.
Warum das für dich zählt: Eine abgelehnte Datei muss korrigiert werden, bevor es weitergeht.
Leitweg-ID
Eine Referenz für deutsche öffentliche Stellen. Sie ordnet die Rechnung dem richtigen Empfänger zu.
Warum das für dich zählt: Eine falsche Referenz kann die Rechnung fehlleiten oder ihre Annahme verhindern.
NIP
Die polnische Steuernummer.
Warum das für dich zählt: Eine falsche Nummer kann ein anderes Unternehmen bezeichnen.
OIB
OIB ist die kroatische Identifikationsnummer einer Person oder eines Unternehmens.
Warum das für dich zählt: Eine falsche Nummer kann eine andere Person oder ein anderes Unternehmen bezeichnen.
PDF/A
Ein PDF-Format für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten.
Warum das für dich zählt: Eine gewöhnliche PDF erfüllt möglicherweise nicht die Anforderungen des Rechnungsformats.
RO e-Factura
Das rumänische System zum Senden und Empfangen elektronischer Rechnungen.
Warum das für dich zählt: Fehlen Pflichtangaben, musst du die Rechnung gegebenenfalls korrigieren und erneut senden.
SPV
Das rumänische Online-Steuerkonto für Dienste der ANAF.
Warum das für dich zählt: Du brauchst es gegebenenfalls zum Senden oder Abrufen von Steuerunterlagen.
UPO
Eine amtliche Empfangsbestätigung für ein elektronisches Dokument in Polen.
Warum das für dich zählt: Bewahre den Beleg auf, um den Eingang nachzuweisen.
XRechnung
Der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Stellen.
Warum das für dich zählt: Fehlende Pflichtangaben können zur Ablehnung führen.
ZUGFeRD
Der deutsche Name des gemeinsamen Rechnungsformats, das auch Factur-X heißt.
Warum das für dich zählt: Prüfe, welche Version und Stufe der Empfänger annimmt.
Aufbau von Dateien
Attribut
Eine Zusatzangabe im öffnenden XML-Feld, etwa der Währungscode.
Warum das für dich zählt: Ohne diese Angabe kann bei einem Betrag die Währung fehlen.
Element
Ein beschrifteter Teil einer XML-Datei, etwa das Rechnungsdatum.
Warum das für dich zählt: Ein fehlender Pflichtteil kann die Prüfung stoppen.
Namensraum
Eine Adresse, die verschiedene Gruppen von XML-Feldnamen voneinander unterscheidet.
Warum das für dich zählt: Eine falsche Adresse kann ein richtiges Feld unbekannt erscheinen lassen.
Platzhalter
Ein Platzhalter erlaubt Dateifelder, deren Namen zu einer zugelassenen Gruppe gehören.
Warum das für dich zählt: Zusätzliche Felder können eigene Regeln benötigen. Ein erlaubter Name bestätigt keinen richtigen Inhalt.
Wohlgeformtes XML
XML mit richtig geschriebenen Feldmarkierungen und lesbarem Grundaufbau.
Warum das für dich zählt: Fehlerhafte Abschlussmarkierungen müssen vor weiteren Prüfungen korrigiert werden.
Zeichenkodierung
Die Art, wie eine Textdatei Buchstaben und Zeichen speichert, etwa UTF-8.
Warum das für dich zählt: Eine falsche Einstellung kann Namen unlesbar machen oder das Öffnen verhindern.
Zahlungen
camt
Banknachrichten für Kontoauszüge und Umsatzmeldungen.
Warum das für dich zählt: Eine unlesbare Datei lässt sich möglicherweise nur von Hand abgleichen.
IBAN
Eine internationale Bankkontonummer.
Warum das für dich zählt: Ein Tippfehler kann eine Zahlung verhindern oder ein anderes Konto bezeichnen.
ISO 20022
Der internationale Standard hinter vielen Banknachrichten.
Warum das für dich zählt: Bank und Software müssen denselben Nachrichtentyp und dieselbe Version verwenden.
pain.001
Eine XML-Datei mit Überweisungsaufträgen an eine Bank.
Warum das für dich zählt: Falsche Kontodaten oder Beträge können die Verarbeitung verhindern.
pain.008
Eine XML-Datei mit Lastschriftaufträgen an eine Bank.
Warum das für dich zählt: Falsche Einzugsdaten können zur Ablehnung führen.
SEPA
Der gemeinsame Raum und die Regeln für Euro-Überweisungen und Lastschriften.
Warum das für dich zählt: Dateiformat und Bankvorgaben müssen zur Zahlung passen.
UETR
Die UETR ist eine eindeutige Referenz zur Nachverfolgung einer Swift-Zahlung.
Warum das für dich zählt: Die falsche Referenz erschwert die Suche nach der Zahlung.
Steuer- und Prüfdateien
CBAM
Das EU-Verfahren für Emissionsangaben zu bestimmten eingeführten Waren.
Warum das für dich zählt: Fehlende Einfuhrdaten können den Bericht unvollständig machen.
D406
Die rumänische Meldung für Buchhaltungsdaten im SAF-T-Format.
Warum das für dich zählt: Fehlende oder widersprüchliche Angaben können bei der Vorbereitung Fehler auslösen.
DAC7
Regeln zur Meldung bestimmter Verkäufer auf Plattformen und ihrer Verkaufstätigkeit.
Warum das für dich zählt: Fehlende Verkäuferangaben können den Bericht unvollständig machen.
DORA-Register
Ein Verzeichnis der Verträge mit externen Anbietern für Computer- und Kommunikationsdienste.
Warum das für dich zählt: Fehlende oder widersprüchliche Einträge können Fehler in der Meldedatei auslösen.
JPK
Die polnischen Standarddateien für Steuer- und Buchhaltungsdaten.
Warum das für dich zählt: Ein falscher Dateityp oder fehlendes Feld kann die Verarbeitung verhindern.
SAF-T
Eine Prüfdatei mit Buchhaltungsdaten für die Steuerprüfung. Länder können eigene Fassungen vorgeben.
Warum das für dich zählt: Das falsche Länderformat kann den Export unbrauchbar machen.
Taxonomie
Eine Liste mit Namen und Regeln für die Angaben in einem Geschäftsbericht.
Warum das für dich zählt: Das falsche Verzeichnis kann eine Pflichtangabe fehlen lassen.
Umsatzsteuer
Eine Steuer auf Waren und Dienstleistungen. Die Rechnung nennt Steuersatz und Steuerbetrag.
Warum das für dich zählt: Ein falscher Steuersatz oder Betrag kann zu einem Prüffehler führen.
XBRL
Ein Format mit beschrifteten Zahlen für Geschäftsberichte, etwa Umsatzerlöse.
Warum das für dich zählt: Falsche Beschriftungen können die Bedeutung einer gemeldeten Zahl ändern.